Dass die Arbeit in Kindertageseinrichtungen mehr bedeutet, als mit den Jungen und Mädchen im Stuhlkreis zu sitzen und zu singen oder ihnen auf dem Bauteppich über die Schultern zu schauen, ist zweifelsohne Realität. Wie hoch der Anteil klassischer Verwaltungsarbeit aber ist, den die Teams und Leitungen alltäglich bewältigen müssen, das mag den außenstehenden Beobachter dann doch verwundern. Vom umfangreichen Berichtswesen bis zur Essenbestellung fallen zahlreiche Prozesse an, die durchaus personal- und zeitintensiv sind. „Die gezielte Digitalisierung und Vereinfachung einzelner Prozesse kann somit für die Teams vor Ort eine echte Arbeitserleichterung sein und mehr Freiräume für deren eigentliche Arbeit schaffen“, stellte Sebastian Schrage, Fachbereichsleiter „Zentrale Dienste“, im Trägerverbund während der Gesellschafterversammlung der Kita gem. GmbH Hellweg in der vergangenen Woche in Soest fest.
Verwaltungsarbeiten sollen digitalisiert werden
Für Geschäftsführer Josef Mertens, der krankheitsbedingt auch seinen Co-Geschäftsführer Michael Stratmann in der Versammlung vertrat, und sein Team in der Verwaltung der Kita gem. GmbH Hellweg wachsen die Herausforderungen daher auch in diesem Bereich regelmäßig. „Corona und der wachsende Fachkräftemangel waren im letzten kita-Jahr prägend. Wir wissen um die Belastungen der Mitarbeitenden in den Kitas und deswegen setzen wir alles daran, dass wir sie effektiv entlasten. Die Vereinfachung von Verwaltungsaufgaben durch den gezielten Einsatz von digitalisierten Arbeitsprozessen kann viel Erleichterung bringen“, betonte Mertens.
So sei es beispielsweise mittlerweile gelungen, den Bearbeitungsprozess für Eingangsrechnungen nahezu komplett zu digitalisieren. „An den letzten Details arbeiten wir“, versprach Kerstin Janning, Fachbereichsleitung Finanzen, im Rahmen ihres Jahresrückblickes.
Über 4.200 Kinder werden in der Kita gem. GmbH Hellweg in 66 katholischen Kindertageseinrichtungen von fast 1.200 Mitarbeitenden betreut. „Diese Zahlen beeindrucken uns auch als Verantwortliche beim Träger jeden Tag wieder und sie erinnern uns nicht nur an die besondere Verantwortung, die wir tragen, sondern auch daran, dass wir ein durchaus großes Unternehmen steuern dürfen“, stellte Josef Mertens in seinem Rückblick fest. „Die Kirchengemeinden und die Eltern vertrauen auf unsere Kompetenz, unser Engagement und unsere Erfahrung als Trägergesellschaft und das motiviert uns jeden Tag.“
„Die Ausstattung jeder Kita-Gruppe mit einem Tablet ist eine gute Möglichkeit für die weitere Digitalisierung einzelner Prozesse.“
Sebastian Schrage war sich sicher: „Die Digitalisierung von betriebswirtschaftlichen Prozessen aber auch die weitere Integration der Eltern-App KITAplus als Kommunikationsmöglichkeit zwischen Familien und der Einrichtung sind wichtige Elemente, welche die organisatorische Arbeit in den Kitas künftig weiter erleichtern werden.“ Das in den kommenden Wochen alle Kita-Gruppen über ein Sonderprogramm des Erzbistums mit einem eigenen Tablet ausgestattet werden, sei eine weitere Möglichkeit, diese Schritte konsequent weiterzugehen. „Die Digitalisierung der Personalakten und auch der Einsatz von unterstützenden Programmen in der Immobilienverwaltung sind wichtige weitere Schritte, an denen wir arbeiten“, erläuterte Schrage.