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Erzbistum Paderborn
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Kirchliche Nachrichten aus Paderborn und Deutschland
24. März 2022
Soest

Katholische Kitas in Hellweg ziehen Bilanz

Digitalisierung macht auch vor den Kindertageseinrichtungen keinen Halt

Dass die Arbeit in Kindertageseinrichtungen mehr bedeutet, als mit den Jungen und Mädchen im Stuhlkreis zu sitzen und zu singen oder ihnen auf dem Bauteppich über die Schultern zu schauen, ist zweifelsohne Realität. Wie hoch der Anteil klassischer Verwaltungsarbeit aber ist, den die Teams und Leitungen alltäglich bewältigen müssen, das mag den außenstehenden Beobachter dann doch verwundern. Vom umfangreichen Berichtswesen bis zur Essenbestellung fallen zahlreiche Prozesse an, die durchaus personal- und zeitintensiv sind. „Die gezielte Digitalisierung und Vereinfachung einzelner Prozesse kann somit für die Teams vor Ort eine echte Arbeitserleichterung sein und mehr Freiräume für deren eigentliche Arbeit schaffen“, stellte Sebastian Schrage, Fachbereichsleiter „Zentrale Dienste“, im Trägerverbund während der Gesellschafterversammlung der Kita gem. GmbH Hellweg in der vergangenen Woche in Soest fest.

Verwaltungsarbeiten sollen digitalisiert werden

Für Geschäftsführer Josef Mertens, der krankheitsbedingt auch seinen Co-Geschäftsführer Michael Stratmann in der Versammlung vertrat, und sein Team in der Verwaltung der Kita gem. GmbH Hellweg wachsen die Herausforderungen daher auch in diesem Bereich regelmäßig. „Corona und der wachsende Fachkräftemangel waren im letzten kita-Jahr prägend. Wir wissen um die Belastungen der Mitarbeitenden in den Kitas und deswegen setzen wir alles daran, dass wir sie effektiv entlasten. Die Vereinfachung von Verwaltungsaufgaben durch den gezielten Einsatz von digitalisierten Arbeitsprozessen kann viel Erleichterung bringen“, betonte Mertens.

So sei es beispielsweise mittlerweile gelungen, den Bearbeitungsprozess für Eingangsrechnungen nahezu komplett zu digitalisieren. „An den letzten Details arbeiten wir“, versprach Kerstin Janning, Fachbereichsleitung Finanzen, im Rahmen ihres Jahresrückblickes.

Über 4.200 Kinder werden in der Kita gem. GmbH Hellweg in 66 katholischen Kindertageseinrichtungen von fast 1.200 Mitarbeitenden betreut. „Diese Zahlen beeindrucken uns auch als Verantwortliche beim Träger jeden Tag wieder und sie erinnern uns nicht nur an die besondere Verantwortung, die wir tragen, sondern auch daran, dass wir ein durchaus großes Unternehmen steuern dürfen“, stellte Josef Mertens in seinem Rückblick fest. „Die Kirchengemeinden und die Eltern vertrauen auf unsere Kompetenz, unser Engagement und unsere Erfahrung als Trägergesellschaft und das motiviert uns jeden Tag.“

„Die Ausstattung jeder Kita-Gruppe mit einem Tablet ist eine gute Möglichkeit für die weitere Digitalisierung einzelner Prozesse.“

Sebastian Schrage war sich sicher: „Die Digitalisierung von betriebswirtschaftlichen Prozessen aber auch die weitere Integration der Eltern-App KITAplus als Kommunikationsmöglichkeit zwischen Familien und der Einrichtung sind wichtige Elemente, welche die organisatorische Arbeit in den Kitas künftig weiter erleichtern werden.“ Das in den kommenden Wochen alle Kita-Gruppen über ein Sonderprogramm des Erzbistums mit einem eigenen Tablet ausgestattet werden, sei eine weitere Möglichkeit, diese Schritte konsequent weiterzugehen. „Die Digitalisierung der Personalakten und auch der Einsatz von unterstützenden Programmen in der Immobilienverwaltung sind wichtige weitere Schritte, an denen wir arbeiten“, erläuterte Schrage.

„Der Schutzauftrag als Dienstgeber stand nicht selten im Widerspruch zu unserem Betreuungsauftrag.“

Für Josef Mertens war das vergangene Kita-Jahr erneut ein außergewöhnliches Jahr. „Unseren Mitarbeitenden wurde erneut alles abgefordert. Corona lässt einfach keine Zeit zum Durchatmen“, stellt der Geschäftsführer im Rahmen der turnusgemäßen Gremiensitzung fest. „Andererseits beweist uns diese Ausnahmelage aber auch jeden Tag aufs Neue, wie engagiert, kompetent und schon fast aufopferungsvoll sich die Erzieherinnen und Erzieher vor Ort um die Kinder und ihre Familien sorgen“, stellte Josef Mertens fest. Ein Lob und das damit verbundene Dankeschön, dem sich die Vertreter der katholischen Kirchengemeinden als Gesellschafter der Kita gem. GmbH überzeugt angeschlossen haben. „Der Schutzauftrag als Dienstgeber stand nicht selten im Widerspruch zu unserem Betreuungsauftrag. „Die Umstände fordern unseren Mitarbeitenden alles ab. Das kann aber kein Dauerzustand sein“, stellt der Geschäftsführer fest und hofft, dass 2022 endlich etwas mehr Normalität in den Kita-Alltag zurückkehrt.

Schließlich – so betonte auch Anja Nicolin, Bereichsleitung beim Träger – würden auch die pädagogischen Herausforderungen in den Kitas nicht geringer und müssten von den Teams neben allen Sonderaufgaben und dem Alltagsgeschäft zusätzlich gemeistert werden. „Das Thema Inklusion wird fortgeschrieben, Qualität- und Qualitätssicherung werden uns weiter beschäftigen und auch die Präventionsordnung und eine Evaluierung des Beschwerdemanagements bleiben unter anderem auf der Agenda“, berichtet sie in ihrem Bericht.

Fachkräftemangel fordert zusätzlich heraus

Der Fachkräftemangel im Bereich der frühkindlichen Bildung machte sich auch bei der Kita gem. GmbH Hellweg bemerkbar. „Wir haben einen guten Ruf als Dienstgeber und konnten auch im letzten Jahr weitere Mitarbeitende für uns gewinnen und gute Erfolge in der Ausbildung erzielen“, zog Kerstin Janning ein grundsätzlich positives Resümee. „Aber auch wir müssen uns weiterentwickeln, neue Wege gehen und aktiv Mitarbeitende von uns überzeugen und an uns binden“, stellt sie fest. Gerne hätte man beispielsweise in den letzten Monaten noch weitere Kolleginnen und Kollegen eingestellt, aber die waren auf dem Markt schlichtweg nicht zu finden.

Auch beim Blick auf die Finanzlage konnten die Verantwortlichen ein positives Fazit ziehen. „Der Jahresabschluss der Kita gem. GmbH Hellweg spiegelt durchweg eine äußerst solide Finanzlage wider. Diese Freiräume werden wir aber auch benötigen, um uns den Herausforderungen der Zukunft auf Grundlage eines guten Fundamentes stellen zu können“, erklärt Kirsten Janning die Bilanzzahlen den Delegierten der Gesellschafter.

Einstimmige Beschlüsse der Gesellschafter auch ein Beleg für die hervorragende Arbeit in den Kitas und der Verwaltung

Rückendeckung für ihre Arbeit gewährten deshalb auch die Gesellschafter aus den Kirchengemeinden den Verantwortlichen und Mitarbeitenden der Träger-gGmbH. Alle notwendigen Abstimmungen erfolgten auf Antrag des Versammlungsvorsitzenden Dechant Georg Schröder einstimmig. Die Beschlüsse zur Finanzlage und -planung und auch zur Entlastung der Geschäftsführung und des Verwaltungsrates seien der beste Beleg dafür, dass man mit der hervorragenden Arbeit in der Verwaltung und den Kitas sehr zufrieden sei, sich für das Engagement auch als Vertreter der Kirchengemeinden ausdrücklich bedanke und gemeinsam optimistisch in die Zukunft sehe. Dem konnte sich Thomas Mutz in seinem Bericht aus dem Verwaltungsrat nur anschließen. „Die enge und vertrauensvolle Kommunikation zwischen den Gesellschaftern und der Geschäftsführung ist eine hervorragende Grundlage für die Herausforderungen der Zukunft“, stellte er fest.

Im kommenden Jahr wird Heike Döbber als neue Vorsitzende der Gesellschafterversammlung dieses sicherlich auch bestätigen. Dabei kann sie im Verwaltungsrat auf die Unterstützung der Hammerin Anke Gallus rechnen, die von der Versammlung neu gewählt wurde. Beide Personalentscheidungen waren aufgrund von Veränderungen in den Kirchenvorständen der Gesellschafter notwendig geworden.

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